Wenn es darum geht, mit einer Gruppe ein Thema intensiv zu besprechen, ist oft der erste Reflex von Führungskräften, dazu einen Workshop zu veranstalten. Dort sollen dann gemeinsam Ideen entwickelt und Lösungen gefunden werden werden. Dies ist auch ein sinnvoller und richtiger Weg, allerdings nur unter einer Voraussetzung: Das Ergebnis ist nicht bereits im Vorfeld mehr oder weniger festgelegt.
Leider erleben wir in der Begleitung von Prozessen oft etwas ganz anderes. Da sind bereits Entscheidungen auf höherer Ebene oder im kleineren Kreis getroffen worden und diese sollen jetzt mit Hilfe eines Workshops an die Betroffenen „verkauft“ werden. Erfahrungsgemäß ist dies jedoch der Weg in völlige Frustration und Demotivation bei den Beteiligten.
Zwei grundverschiedene Kommunikations-Modi
Für die Kommunikation gibt es die Grundmodi Tell und Ask. Tell, also die Information oder auch klare Ansage, sollte immer dann gewählt werden, wenn eine Entscheidung bereits getroffen ist. Ask, also die Einbeziehung des anderen über Fragen, ist nur dann sinnvoll, wenn ich für die Antworten, die dort möglicherweise kommen, auch wirklich offen bin.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen beschließt aus Kostengründen einen Umzug an einen anderen Standort außerhalb der Stadt. Diese getroffene Entscheidung sollte dann in geeigneter Form klar und offen durch die Entscheidungsträger kommuniziert werden. Fatal wäre es, jetzt einen Workshop zu veranstalten nach dem Motto „Wie fändet Ihr denn einen Umzug?“ Denn wenn das Ergebnis dieser Veranstaltung wäre, dass niemand umziehen will, der Umzug dann aber trotzdem stattfindet, fühlen sich die Betroffenen zurecht hintergangen.
Ist die Entscheidung als solches einmal kommuniziert und von den Beschäftigten „verdaut“, ist es allerdings sehr wohl sinnvoll, im Ask-Modus (also z. B. in einem Workshop) die Mitarbeitenden bei der Detailplanung mit einzubeziehen. Hier können dann Fragen gestellt werden, auf die die Unternehmensleitung wirklich eine Antwort haben will, z. B. zur Ausstattung der neuen Räume, zum besten Zeitpunkt des Umzugs, den Rahmenbedingungen etc.
Ob und Wie trennen
Bei vielen Change-Prozessen ist die Frage, ob eine Veränderung stattfinden soll, meistens schon sehr früh vom Top-Management entschieden und sollte deshalb auch offen im Tell-Modus kommuniziert werden. Bei der Ausgestaltung des Wie dagegen ist oft noch viel Spielraum und es wäre auch nicht hilfreich, auf den Input aller Betroffenen bei dieser Frage zu verzichten, da diese die Tücken bei der Umsetzung meist am besten kennen. Hier ist also die Einbindung vieler oder gar aller im Ask-Modus sinnvoll und richtig.
Lassen Sie sich in Workshops nicht auf Diskussionen über das Ob einer Entscheidung ein, da sie nicht zielführend sind. Solange Menschen glauben, das Ob noch verhindern zu können, sind sie i. d. R. nicht bereit, an der Umsetzung dieser Entscheidung aktiv mitzuarbeiten. Erst wenn allen Beteiligten klar ist, dass die Entscheidung wirklich feststeht, lenkt das die Energie auf die Umsetzung statt auf die Verhinderung des Ob.
Zusammenfassung
- Vor dem Workshop klären, was bereits entschieden ist und wo noch Input benötigt wird.
- Diese beiden Elemente klar trennen und keine Diskussion über bereits getroffene Entscheidungen führen.