Zeitpuffer bei einer Moderation sind wichtig und richtig, werden aber oft falsch eingesetzt.
Für den Moderator ist es oft hilfreich, bei dem letzten Tagesordnungspunkt einen gewissen (für die Teilnehmer unbekannten) Zeitpuffer einzuplanen, da die wenigsten Punkte komplett planbar sind. Wenn also der letzte Punkt „Nächste Schritte“ voraussichtlich 5 Minuten dauert, könnten dafür stattdessen 20 Minuten auf der Agenda angesetzt werden. Warum nur beim letzten Punkt? Ganz einfach, wenn Sie bei jedem Punkt einen kleinen Puffer einplanen, erwischt Sie das sogenannte Parkinsonsche Gesetz.
Das Parkinsonsche Gesetz frisst Ihre Zeitpuffer
Dieses Gesetz besagt allgemein Folgendes: Jede Tätigkeit neigt dazu, sich mindestens so lange auszudehnen, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Übertragen auf die Besprechungsplanung bedeutet dies: Wenn Sie für einen Tagesordnungspunkt 20 Minuten einplanen, obwohl Sie glauben, eigentlich nur 15 Minuten zu benötigen, dann wird die Behandlung dieses Punktes mindestens die verplanten 20 Minuten dauern. Das liegt ganz einfach daran, dass alle Beteiligten einschließlich des Moderators – meist unbewusst – ihr Verhalten in Bezug auf Redebeiträge und Diskussionsdisziplin dem gesetzten Zeitrahmen anpassen. Auch fällt es dem Moderator deutlich schwerer, zum nächsten Punkt überzugehen, selbst wenn dieser Agendapunkt eigentlich abgearbeitet ist, „weil ja noch Zeit ist“.
Das Parkinsonsche Gesetz greift natürlich auch bei vielen anderen Aspekten von Zeitplanung und ist den meisten Menschen auch aus der eigenen Erfahrung bekannt. Unter einem (angemessenen) Zeitdruck sind wir in der Lage, schneller, konzentrierter und oft besser zu arbeiten, als wenn uns zu viel Zeit zur Verfügung steht. Dann verzetteln wir uns leicht, lassen uns ablenken oder gehen bei der Bearbeitung von Aufgaben unnötig ins Detail. Dies gilt auch für die meisten Themen in Besprechungen. Somit verschwindet der bei dem einzelnen Tagesordnungspunkt eingeplante kleine Puffer ohne besonderen Effekt. Der Puffer beim letzten Tagesordnungspunkt kann dagegen gezielt eingesetzt werden, wenn einzelne Punkte wirklich berechtigt mehr Zeit benötigen.
Dann kann der Moderator vor Ablauf der jeweils geplanten Zeit darauf hinweisen, dass jetzt die Zeit überschritten wird. Dann wird mit den Teilnehmern vereinbart, ob und wie viel Zeit des letzten Tagesordnungspunkts dafür verwendet werden soll. Erst jetzt wird auch vom Moderator angesprochen, dass hier ein kleiner Zeitpuffer zur Verfügung steht. Oft einigen sich die Teilnehmer daraufhin plötzlich ganz schnell, ohne die vorgesehene Zeit zu überschreiten.
Zusammenfassung Zeitpuffer in Besprechungen:
- Zeitrahmen für jeden Tagesordnungspunkt einzeln realistisch festlegen und offenlegen.
- Zeitpuffer nur beim letzten Agendapunkt (für die Teilnehmer verdeckt) einbauen.
von Jochen Schlicht