Projekte sinnvoll abschließen

Am Ende eines Projekts nehmen sich wenige Organisationen die Zeit, das Projekt in Ruhe abzuschließen und Lernerfahrungen aus der Durchführung für sich zu identifizieren und zu nutzen. Dies führt zum einen dazu, dass die Mitglieder im Projektteam oft nicht die Wertschätzung erleben, die der Projekterfolg rechtfertigen würde. Zum anderen bedeutet das auch, dass Fehler im nächsten Projekt oft wiederholt werden – mit entsprechenden Folgen für den Projekterfolg und die Kosten. Ein gut strukturierter Lessons Learned Workshop sichert beides: Einen positiven Abschluss für ein herausforderndes, langwieriges Projekt ebenso wie die Identifikation von Lernfeldern für weitere Projekte. So wird der Blick nach vorn gerichtet und ein konkreter Schritt zur so oft geforderten lernenden Organisation gegangen.

Ziele

• Die Arbeit im Projektteam und die erzielten Erfolge würdigen und wertschätzen
• Lernerfahrungen aus dem Projekt identifizieren
• Schlüsse aus diesen Lernerfahrungen für die zukünftige Arbeit ziehen
• Diese Erfahrungen dokumentieren und der Organisation in geeigneter Form zur Verfügung stellen

Ablauf Lessons Learned Workshop

• Begrüßung und Einstieg
  • erläutert den Rahmen
  • erklärt, wozu der Zielfindungsworkshop dient und wie er abläuft
  • ermöglicht den Teilnehmern, sich auf das Thema einzulassen
• Erwartungsabfrage
  • gibt den Teilnehmer des Zielfindungsworkshops die Gelegenheit, eigene Gedanken einzubringen
  • hält die Ideen der Teilnehmer für die spätere Bearbeitung fest
• Rückblick auf die letzte Planungsperiode (meistens 1 Jahr)
  • überprüft die Zielerreichung in allen Dimensionen im abgelaufenen Jahr
  • ermöglicht Anerkennung und Kritik in geeigneter Form, um die Leistungen des Vorjahres zu würdigen
  • erklärt die Ausgangssituation für die neue Planungsperiode
• Zielsammlung und Bewertung
  • Teilnehmer erarbeiten Ideen für gemeinschaftliche und individuelle Ziele
  • Vorschläge werden gesammelt, erläutert und abgeglichen
  • überprüft, ob die gefundenen Ziele relevanten Kriterien entsprechen (Erreichbarkeit, Beeinflussbarkeit, Messbarkeit etc.)
  • bringt die Teilnehmer dazu, sich aktiv an der Zielfindung zu beteiligen
• Zielauswahl und Finetuning
  • aus den vorgeschlagenen Zielen wählt das Team diejenigen aus, die das Team in seinen Aufgaben am meisten voranbringen
  • die Ziele werden gewichtet und mit Prioritäten versehen
  • strategische Ziele werden in Zwischenschritte heruntergebrochen
  • taktische Ziele werden in eine Zielhierarchie eingeordnet
  • alle Ziele werden hinsichtlich ihrer Formulierung überprüft
• Prozessbeschreibung
  • klärt, wie mit den Zielen weiter gearbeitet wird
  • schafft ein Instrument der laufenden Zielüberprüfung
  • thematisiert ggf. notwendige Anpassungen der Ziele während der laufenden Periode
•  Commitment
  • schafft Verbindlichkeit, die angestrebten Ziele auch wirklich zu erreichen
  • stellt sicher, dass die Teilnehmer mit den gleichen Zielvorstellungen nach Hause gehen

Leistungspaket für Moderation Zielfindungsworkshop

• Persönliches oder telefonisches Vorgespräch, in dem wir die Ziele, den Teilnehmerkreis und die Rahmenbedingungen gemeinsam klären
• Umfassende Beratung hinsichtlich Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung Ihres Zielfindungsworkshops
• Konzeption und Vorbereitung des Zielfindungsworkshops, wir legen gemeinsam den Ablauf und die Fragestellungen fest.
• Bei Bedarf empfehlen wir auch geeignete Tagungsorte, unterstützen Sie bei der Ausstattung des Tagungsraums und des Rahmenprogramms
• Ein erfahrener Moderator führt das Team dynamisch und fokussiert durch den Zielfindungsworkshop, effizient und effektiv
• Fotoprotokoll der gemeinsam erarbeiteten Themen und Ergebnisse
• Wenn gewünscht erfolgt eine Zusammenfassung der Ergebnisse, z. B. als PowerPoint oder Word-Dokument

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