Prozessoptimierung professionell planen und umsetzen

Neben der Aufbauorganisation hat auch die Ablauforganisation oder die Prozessgestaltung in Ihrem Unternehmen großen Einfluss auf die Effektivität und die Effizienz der Zusammenarbeit. Kontinuierliche Prozessoptimierung ist daher eine wesentliche Führungsaufgabe, sollte aber nicht auf die Führungsebene beschränkt sein. Im Gegenteil: Meist haben die Mitarbeiter die besseren Ideen, wie Abläufe optimiert werden können – wenn sie den gefragt werden und wenn die Antworten auch wirklich ernsthaft aufgegriffen werden. Wir unterstützen Sie gerne in allen Phasen einer Prozessoptimierung

Die Bestandsaufnahme

• Hintergrund und Zielsetzungen der angestrebten Veränderung der Ablauforganisation analysieren und hinterfragen (ein klares „Warum“ benennen)
• Bestehende Prozessketten beschreiben – insbesondere solche über mehrere Abteilungen hinweg und Prozesse, die Kunden oder Lieferanten involvieren
• Die vorhandenen Prozesse und Schnittstellen analysieren und auf ihre Tauglichkeit für die Zielerreichung hin überprüfen
• Interviews / Workshops mit den Prozessbeteiligten (intern ebenso wie Kunden, Lieferanten etc.) durchführen, um Bedenken, Widerstände sowie potenzielle Fallstricke und Chancen zu identifizieren
• Workshops mit Führungskräften und Beteiligten durchführen, um sie frühzeitig in die Planung mit einzubinden
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Prozessentwicklungsmaßnahmen planen

• Ziele für die Prozessoptimierung festlegen (quantitative und qualitative Ziele)
• Zeitpläne erstellen und Zwischenziele definieren (Road Map erarbeiten)
• Verantwortlichkeiten im Projekt definieren
• Festlegen, in welchem Umfang und in welcher Weise alle Mitarbeiter beteiligt werden sollen
• Ein Kommunikationskonzept entwerfen
• Die neuen, optimierten Prozesse emeinsam mit den Prozessbeteiligten entwerfen und auf ihre Praxistauglichkeit hin prüfen
• Eventuell notwendige Anpassungen der Aufbauorganisation identifizieren und planen
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Die Prozessoptimierung durchführen

• Die neuen Prozesse in geeigneten Formaten dokumentieren und an alle Betroffenen kommunizieren
• Die Beteiligten in Workshops auf die Zusammenarbeit im Rahmen der neuen Prozesse vorbereiten
• Schulungen und Trainings durchführen, um die Arbeit mit den neuen Prozessen zu ermöglichen und zu erleichtern
• Routinen zur regelmäßigen Prozessüberprüfung und Prozessoptimierung etablieren (KVP, Kaizen etc.)
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Prozessentwicklung monitoren

• Geeignete Messgrößen für die Erfolgsmessung definieren
• Mitarbeiterbefragungen zur Umsetzung und zu den Auswirkungen der neuen Prozesse in der Praxis durchführen
• Regelmäßig überprüfen, inwieweit die neuen Prozesse den Anforderungen gerecht werden und die zu Beginn gesetzten Ziele erfüllt werden
• Das Umfeld der Organisation beobachten, um rechtzeitig Einflüsse zu erkennen, die eine weitere Anpassung erforderlich machen
• Routinen installieren, die den Weg zur lernenden Organisation ermöglichen, indem Erfahrungen und Fehler im Laufe des Prozesses konstruktiv bearbeitet und geteilt werden
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