Der auf den meisten Tagesordnungen übliche Punkt „Sonstiges“ führt leider oft dazu, dass ein ansonsten gut strukturiertes Meeting oder ein Workshop am Ende doch noch bei den Teilnehmern in schlechter Erinnerung bleiben.
Denn dieser sehr verbreitete Agendapunkt wird oft missbraucht. Einerseits von dem Einladenden oder Moderator selbst, um unliebsame Punkte zu verstecken, die dann plötzlich und ohne Vorwarnung für die Teilnehmer an dieser Stelle aufkommen. Und, da die Zeit ja schon fortgeschritten ist, werden sie oft schnell abgehandelt oder „durchgewinkt“. Andererseits nutzen aber auch einige Teilnehmer diesen Punkt, um die Gruppe mit Überraschungen zu konfrontieren, meist ebenfalls, um zu fortgeschrittener Stunde schnelle und damit oft unüberlegte Beschlüsse zu erhalten.
Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ macht Teilnehmer faul
Aber die Existenz des Punktes „Sonstiges“ entbindet auch sowohl Teilnehmer als auch Einladende zu sehr davon, sich im Vorfeld Gedanken über notwendige Tagesordnungspunkte (TOPs) zu machen. Schließlich ist es ja so einfach, hier noch spontan alles Übrige unterzubringen. Somit ufert dieser Punkt oft völlig aus, sowohl zeitlich als auch inhaltlich. Denn hier werden oft nicht nur unwichtige Randthemen behandelt, wie die Bezeichnung ja eigentlich suggeriert, sondern oft gelangen so auch Kernthemen gänzlich unvorbereitet auf die Tagesordnung. Dies erschwert auch eine zielführende Moderation des Workshops oder der Besprechung.
Deshalb ist unsere eindeutige Empfehlung, auf diesen TOP völlig zu verzichten. Stattdessen sollte sich der Einladende vorher Gedanken über alle relevanten Punkte machen und diese explizit in die Tagesordnung aufnehmen. Die Teilnehmer wiederum sollten Gelegenheit haben, bis kurz vor dem Meeting eigene Punkte einzubringen und auf der Agenda zu platzieren. TOPs, die dann nicht rechtzeitig eingereicht werden, sollten im Regelfall auch grundsätzlich nicht behandelt werden, um auf diese Weise die notwendige Disziplin für die rechtzeitige Einreichung der Themen zu erzwingen. So gewöhnen sich nach kurzer Zeit alle Beteiligten daran, rechtzeitig wichtige Themen auf die Tagesordnung zu bringen und der TOP „Sonstiges“ wird somit wirklich überflüssig.
Zusammenfassung:
- Kein Tagesordnungspunkt „Sonstiges“
- Themen nur zulassen, wenn Sie im Vorfeld rechtzeitig eingereicht wurden.