„Ans Ziel kommt nur wer eines hat“, wusste schon Martin Luther. Diese allgemeine Weisheit gilt auch für die Planung jeder Moderation. Beginnen Sie immer mit der Beschreibung dessen, was in dem Workshop oder dem Meeting erreicht werden soll. Dabei geht es um die Frage, was am Ende der Besprechung konkret anders ist als vorher. Schließlich geht es nicht darum, allgemeine Ziele für den Gesamtprozess festzulegen (wie z. B. „Kosteneinsparungen von 3 Mio.“) sondern das Moderationsziel für diesen einen Workshop (Es soll die Entscheidung getroffen sein, welche Bereiche in welchem Umfang Kosten sparen“).

Mit der Zielsetzung zu beginnen hat dabei mehrere Vorteile: Erstens sind Sie gezwungen, das Ziel am Anfang zu durchdenken und auszuformulieren. Das erleichtert die weitere Vorbereitung enorm, da ja alle weiteren Vorbereitungsschritte (Wer nimmt teil, welche Prozessschritte werden geplant, wie viel Zeit ist erforderlich etc.) unmittelbar von der Zielsetzung abhängen. Denn schon die Bauhaus-Designer prägten den Grundsatz „Form follows function“.

Die richtige Formulierung für das Moderationsziel

Zweitens merken Sie schon bei der Formulierung des Ziels, ob ein Workshop oder eine Besprechung überhaupt die sinnvollste Form ist, um das Ziel zu erreichen. Oft entdeckt man bereits bei der Zielformulierung, dass z. B. mit einer schriftlichen Information oder in einem 4-Augen-Gespräch das Ziel besser oder einfacher erreicht werden kann.

Wenn den Teilnehmern die Zielsetzung im Vorfeld auch mit der Einladung kommuniziert wird, steigt sogar die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmer vorbereitet zum Meeting kommen, da sie eine klare Vorstellung davon haben, was dort erarbeitet werden soll.

Auch für die Durchführung des Workshops hat eine klare Zielformulierung einen großen Vorteil: Die Gefahr, in abschweifende Diskussionen zu geraten, ist deutlich geringer, wenn alle Teilnehmer eine klare (und gleiche) Vorstellung davon haben, was in der Besprechung erreicht werden soll. Dazu lohnt es sich, die Besprechungsziele während des Meetings dauerhaft (z. B. auf einem Flip-Chart-Blatt) an der Wand zu haben, damit immer wieder darauf fokussiert werden kann, nicht nur vom Moderator, sondern auch von den Teilnehmern selbst. Damit werden Ihre Besprechungen im wahrsten Sinne des Wortes deutlich zielführender.

Zusammenfassung

  • Immer mit dem Moderationsziel beginnen.
  • Alles weitere an der Zielsetzung ausrichten und das Ziel im Meeting visualisieren.